How Not to Give a Presentation – Review

Ok, gran parte de mi trabajo en Intellekt es dar presentaciones y pláticas a clientes. Durante el año pasado visité gran cantidad de plazas en los DevDays 2005, con Dev360 y algunas pláticas en la Secretaría de Economía; esto sin contar las pláticas que Microsoft México nos paga por dar a sus clientes estrátegicos. Hoy preparando material para lo que daré el día de mañana en Torreón, estuve buscando información de como ser un mejor presentador y mejorar mis habilidades… entonces llegué a este vinculo: Como no dar una buena presentación.

Y dice:

 Begin by establishing how impressive you are. Make sure we know all about your accomplishments and any books you’ve written. Be sure to plug your company and/or website. After all, this presentation is about you.

Cierto. Esto es algo que siempre me molestó durante las presentaciones de algunos instructores que iniciaran la plática hablando tal vez demasiado de uno mismo. Yo creo que yo he caído mucho en ese error, aunque sinceramente he intentado quitarme esa costumbre … un ejemplo: Software Architect. Ese fué el título que usé en mis tarjetas de presentación cuando iniciamos la empresa… pero después de un tiempo y de conocer a gente que SI son Software Architect me doy cuenta que solo soy un tipo que le falta mucho camino por recorrer. En mi “humilde” punto de vista, yo no creo tener las habilidades aún para compararme con un Eugenio Pace o Ryan Donovan. Yo me autodenomino un low-life Software Craftsman y así continuaremos. Por lado, también poner todos los títulos nobiliarios después de nuestro nombre es un signo de egocentrismo, no es bueno que llenes tu presentación con acrónimos acerca de tus certificaciones y demás ¡si no es tu curriculum!… un ejemplo: en el PDC05 o en el TechEd05 ni uno solo de todos los presentadores que estaban ponen esto de sus credenciales… será por que ¿a lo mejor Don Box o Anders Helsberg no están certificados?

Present a detailed presentation agenda. Before you can get to any content at all, you must dutifully itemize the table of contents! You know how people love reading the table of contents. It builds suspense. It’s exciting. It keeps the audience on the edges of their seats, wondering «when will I actually see any content in this presentation»?

De acuerdo con esto… aparte de que normalmente a mi en lo personal me sirve mucho de guía dado mi JIT-presentation framework (jeje). Importantísimo: damos una presentación ponemos los puntos que se van a tratar dentro de ella. Otra cosa interesante: orden. Me a tocado que me dan una presentacion en “tiempo real” con múltiples ppt’s… si así está de desorganizado el consultor, ¿como estarán los servicios?

Every slide should be absolutely jam-packed with information. Use as many bullet points and words on your slides as possible. Feel free to slap a few helpful URLs in there, too. If you can’t fit it all on one slide, try a smaller font.

Si son más de cinco líneas… no sirve. Si son párrafos, menos. Todos los presentadores que siguen una ruta feliz de sus presentaciones y no tienen el dinamismo para cerrar PowerPoint y poder dar una demostración en vivo. Muchas veces nos sucede que solamente nos aprendemos los buzzwords pero el contenido que está atrás de un buen presentador vale más que un script pre-hecho. Otro punto más que en lo personal yo, debo cuidar.

Explain everything with bullet points. Don’t show the audience. Tell them. Avoid pictures or, even worse, actual demonstrations. Feel free to use several slides to properly explain things. 

Claro esto es lo más importante. ¿Cuántas veces no caemos en el “dinamismo” de tener bullets en nuestra presentación e ir explicando cada una de ellas? Si si… es decir, tienes tu presentación con el clásico bullet donde dice “Mejor rendimiento, mayor productividad” y el presentador dice “Claro, el producto que le estamos vendiendo le va dar mayor rendimiento a  sus aplicaciones y mayor productividad a sus empleados”. Como si esto no fuera obvio.

Read every word on your slides. Audiences can’t read. It’s your responsibility to do all the reading for them. But don’t waste their time with a bunch of elaboration. Be succinct. Say exactly what is on each slide, then move on to the next slide.

“¿Qué nos dice este slide?” Jejeje… true story by your servilleta. Leer los slides cuando no es un enunciado conciso es como decir “Miren como puedo voltear al monitor a leer mientras que uds ya leyeron todo pero de todos modos lo voy a leer por que no se que decir”. Recuerden, los slides dentro de una presentación es material de apoyo, no es la guía de lo que uno solamente tiene que decir.

If you make a mistake or something goes wrong, take a few minutes to fix it. The audience can wait. While you’re fixing things up, try that NASCAR joke again. It’s hilarious.

Silencio. Solo se escuchan los teclazos y la quebrada del presentador haciendo la misma broma de siempre “Hey… es un beta de Visual Studio!” … claro que yo tenía mi excusa dentro de los DevDays diciendo que estabamos trabajando sobre versiones Beta del producto; el comportamiento errático del producto pudo espantarme más de una vez durante mis presentaciones… pero también existe el presentador que llega sin preparar correctamente su material y se pone a arreglar su “demo” delante de todos… a mi me ha pasado y es un punto que no debe suceder durante una presentación. Es un punto importante que debemos cuidar. Punto. Una demo no bien preparada no es graciosa. Y menos decir la misma broma más de una vez…

Use the highest possible desktop resolution. Show off your laptop’s new widescreen LCD. Besides, limited resolutions and large fonts are childish and unprofessional.

Otro punto interesante. Yo les recomiendo que usen para Visual Studio NET 2005 el tipo de letra Lucida Sans, tamaño 16 y cambiar el color de “Selected Text”  de azul con blanco de amarillo sobre negro. Lucida Sans es un TTF bastante claro y cambiar el color de la selección es bueno para que la gente pueda ver en estilo “marcador fosforecente” lo que quiere uno remarcar. Así que Jerry por favor, quita esa resolucion de 1800×1600 de tu nueva Dell.

Summarize everything at the end. Audiences are notoriously forgetful. Spend the last few minutes patiently recapping everything they just saw.

A mi me gusta más dar el sumario. Te saltas todas las fallas que tuviste en la presentación y es tu última oportunidad para hacer las cosas bien… es como el “closing statement” en un juicio, puede ganarse al jurado.

If you run out of time at the end of your session, keep going. The audience paid good money to see your presentation, so make sure they see it all. Your time is important.

El simple hecho que tu presentación se lleve más tiempo de lo calculado, está mal. Sin embargo, puede suceder (a mi en lo personal me sucede más de una vez), pero si; es un hecho que se tiene que cerrar la presentación por que recordemos que no solamente es nuestro tiempo del que estamos disponiendo.

Don’t take any questions. The content and quality of your presentation speaks for itself.

Pero importante, no te lleves demasiado tiempo con una pregunta que no alude completamente al tema. Por ejemplo: recuerdo que en Ciudad Juárez alguien me preguntó de No-Touch Deployment. Para esto, en vez de responder la pregunta hice una demo rápida y simple de que es esta tecnología y continuamos con la siguiente pregunta. Lo que quiero transmitir es: muchas veces tratar de explicar una pregunta sin un ejemplo aunque sea básico nos puede llevar más tiempo del que la audiencia tiene.

Aparte, tengo algunos puntos adicionales sobre los que podemos tratar tales como:

Llena tu presentación de tecnisismos. Toda la gente debe conocer los acrónimos de tecnología, para eso estan aquí.

Claro que sí… el que vayan a plática de tecnología quiere decir que saben que es SOA, SOAP, WS-*, XML, IIS, VS, VB, C#, etc. etc. Obviamente debemos conocer cierto nivel de la audiencia, sin embargo conocer todos los buzzwords de la industria no nos hace más inteligentes.

Animaciones, sonidos, todo un arsenal de multimedios a tu disposición en PowerPoint. A todos nos gustan los “pizzazz” asi que llenemos nuestras presentaciones de animaciones.

¿ No odian el rechinido del carro que cada bullet hace cuando nos cambiamos de presentacion en presentación ? O que tal las animaciones random entre cada slide…  de nuevo, todo esto es solamente material de apoyo no exageremos.

Inicia las presentaciones en el horario que quieras. Después de todo, los asistentes están para esperarte.

Puntualidad. Fué algo que me costó el trabajo hace un tiempo en la otra empresa que laboraba y fué precisamente por esto. Si existen 20 – 30 personas que sí se pudieron despertar a las 7 am a tu curso, taller o plática; seguramente tu también puedes llegar temprano… no es pretexto decir “me quedé dormido” o “los del hotel no me despertaron” o en su defecto “me fuí de pedo y no llegué por borracho”.

Dí que vas a hacer una demostración sobre de algo pero no la hagas. A la gente nos encanta que nos digan que vamos a ver algo pero no lo vemos.

Clásico… alguna vez estuve en una presentación donde el presentador dijo “Bueno, esto fué la parte de cómputo móvil, con SQL Server podemos hacer esto esto y esto pero … ¡¿queeee creen?! no tengo SQL Server, iba a hacerles una demo pero ya no”. Eso es absurdo, si no lo vas a presentar no lo presentes, pero no digas que “ibas a” por que esto se me hace la peor tontería del mundo. Haz tu material, coordinate lo que tienes y listo.

Creo que esto es todo por el momento. Seguramente hay más cosas y me gustaría que USTED, estimado lector tambien participe. Yo sé que tenemos (en especial yo, TENGO que) mejorar, pero para eso estamos echandole ganas para continuar dando esto. Aunque no les quiero adelantar mucho, este siguiente año va  a estar repletos de pláticas y conferencias con nosotros y otros socios de negocio, por lo cual debemos estar preparados y dar lo mejor de nosotros.

Cheers!


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